Un módulo de inventarios le permite a una empresa controlar los ingresos y egresos de mercadería de forma ordenada y precisa. Para desarrollar este tema es importante definir algunos puntos importantes y como siempre, buscamos dar un aporte a nuestros lectores para que puedan aplicar algunos consejos que daremos al final del artículo de cómo llevar un buen inventario en sus empresas.
¿Qué es un inventario?
Es el registro de existencias de nuestros productos disponibles para la venta. Ciertamente la definición la hacemos desde una perspectiva sencilla y sobre todo práctica.
Muchas veces tendemos a confundir el inventario con nuestro catálogo de productos, y es que el uso de una terminología adecuada para nombrar las cosas es muy importante.
Un catálogo de productos es el conjunto de datos que permiten clasificar y codificar los productos, de manera que al registrarlos sean fácilmente identificables y permitan agruparse por dichas características.
Tenemos por ejemplo el caso de una ferretería que entre los datos de sus productos, tiene herramientas, accesorios, marcas, modelos, por tipo de uso, y que son datos que se le pueden asociar a cada producto para su mejor reconocimiento y agrupación para fines de precio, consumo y distribución. Por ejemplo, no es lo mismo mover una libra de clavos, que un quintal de cemento, cada uno tiene su presentación, almacenaje y sobre todo precio.
Por otro lado, el inventario, nos permite cuantificar por unidades o grupos de unidades de medida de los productos y al momento de utilizarse en el proceso de ventas, controlar si tenemos suficiente existencia como para atender la demanda de cada producto. También podemos aplicar algunas estrategias de manejo de inventario que nos ayuden a vender los productos.
Veamos un ejemplo de una estrategia que se apoya en un inventario.
Para aquellos productos que al revisar su existencia, a través de algunos datos que podemos analizar, vemos si han tenido poca venta durante muchos meses, y podemos aplicar algún descuento o bien incluirlos como parte de una promoción.
Producto con poco movimiento: Clavos de 1 pulgada.
Producto con promoción martillo
En el caso de los martillos, podemos agregar como parte de una promoción, que al comprar un martillo, se puede llevar una libra de clavos por un valor al que ya le hemos aplicado algún descuento que hace que el producto sea consumido y que el cliente sienta que recibió algo extra por su compra. Y además, ganamos en tener espacio en bodega para comprar otros productos que se vendan con mayor regularidad.
Inventario Computarizado vs Inventario Manual
Un inventario manual puede llevarse de forma correcta, sin embargo el proceso de registro puede ser complejo y sobre todo consumir mucho tiempo. Para una empresa que desea utilizar de forma eficiente los recursos, el tiempo y el esfuerzo invertido en una tarea son clave.
Luego de esta explicación, veamos cuales son los pasos necesarios para llevar un control de inventario computarizado.
Un inventario computarizado no es más que aplicar el proceso de inventario apoyados en un un sistema de cómputo, es decir registrar los ingresos y salidas y el uso correcto de las pantallas de consulta y reportería del sistema. El máximo beneficio es el ahorro del tiempo.
En el proceso de inventario computarizado, intervienen varios elementos de suma importancia, entre ellos tenemos las personas, el proceso de flujo de información y los equipos tecnológicos que apoyan al registro de la información.
Veamos un ejemplo de los equipos tecnológicos: lectoras de barras, pantallas táctiles, teclados especializados, bandas de movimiento, etc. Se hace mención de estos equipos porque estos pueden marcar la diferencia en la operatoria de un inventario, y aunque la base del proceso sea la misma, las técnicas y equipos utilizados para dicho proceso, redunda en mayor eficiencia y control.
En nuestros años de experiencia en el área de sistemas, hemos observado y comprobado que el factor de éxito en el manejo de inventario son las personas. Se puede tener un sistema de cómputo muy básico o bien uno muy complejo y sofisticado, pero si no se tiene una persona responsable de operar correctamente el sistema y de validar su inventario, tarde o temprano presentará problemas de control de existencias.
A continuación le presentamos algunas recomendaciones que le pueden servir para llevar de forma correcta su control de inventario, sobre todo si usa un sistema computarizado.
- Realice una correcta codificación de sus productos, hágalo de forma simple, es decir un código correlativo para identificar cada producto.
- Defina una persona encargada de llevar el control del inventario, esto es clave.
- Realice revisiones y validaciones de los registros, la detección temprana le evitará mucho trabajo o verse en la necesidad de empezar de cero.
- Mientras su proceso de inventario no esté validado y controlado completamente, mantenga un respaldo con documentos. Si un producto sale debe tener su documento de registro, si un producto entra, debe tener su documento de registro.
- La clasificación de los productos, por Familias de Productos, Categorías y Subcategorías, permite un mejor control, pero también complica el proceso, mientras no tenga su proceso de inventario bien definido y probado, no lo complique más. Esto debe ser una etapa de mejora.
Otro punto importante que hemos detectado en el manejo de inventarios, es el desconocimiento de parte de los usuarios, sobre algunos aspectos relacionados al costeo de los productos y al proceso de control de inventario. Por lo que consideramos prudente enumerarlos:
- Los costos de los productos en el inventario no se registran con IVA.
- Se debe tener claro el costo que se llevará, SAT define algunos tipos de costeo y sin ánimos de dar cátedra, le recomendamos que consulte con el contador de su empresa que costeo es el que le conviene más a su negocio. Los más comunes son Último Costo y Costo Ponderado.
- Si tiene un proveedor de servicios de sistema de cómputo, o bien compró un sistema de cómputo, recuerde siempre que el responsable del inventario es el empresario. Nos hemos encontrado con que los usuarios quieren que su inventario sea revisado no por el encargado del inventario, sino por el proveedor de servicio del sistema.
- El Kardex de Movimientos, es el resumen de registro de las entradas y salidas de mercadería, este debe ser siempre respaldado por documentos. Si por ejemplo en el sistema aparecen 5 unidades de un producto en la existencia, estas deben respaldarse con sus respectivos documentos de entrada y salida.
- Marca de gato, esta es una técnica que queremos compartirles, es bastante sencilla pero útil, siempre que realicen un registro ya sea en un sistema o un documento en papel, pongan alguna seña que permita saber con exactitud quién lo hizo, cuando y a qué hora. Por ejemplo:
Si el responsable de una operación ya sea en el sistema o en un documento se llama Josué Valiente, y el registro lo hizo el 22/01/2021 a las 16:30 entonces puede escribir su marca de gato de la siguiente manera: jv202101221630 es un número irrepetible y lleva en sí mismo los datos necesarios para tener una referencia útil.
El tema de inventarios es largo y extenso y tiene muchos puntos importantes a tratar, sin embargo es nuestro interés darles a conocer algo de nuestra experiencia sobre este tema y plantearlo de una manera práctica y sencilla.
Fuente: mynube
