A raíz de las nuevas disposiciones de SAT, hemos visto una oleada de casos en donde empresarios y su personal tiene inconvenientes en sus procesos FEL, esto debido a que tiene poco o ningún conocimiento sobre temas tecnológicos.
Los nuevos procesos de facturación en línea, exigen que contadores, dueños de empresa y los colaboradores, realicen actividades en donde ingresar contraseñas fuertes, descargar archivos en formato extendido (XML) cuyo objeto es que puedan ser usado desde cualquier sistema y que es un formato estándar donde los datos son los que cambian pero que la estructura es la que los hace reconocibles sin importar el lenguaje o tecnología usada para su lectura, y con esto ya llevamos dos ejemplos simples, pero aún hay más: temas contables, procesos, reglamentación, validaciones, etc.
Al final de cuentas, un progreso como el que estamos viviendo, conlleva un esfuerzo extra por parte de todos los actores involucrados. Es de suma importancia que las empresas tomen en consideración estos nuevos escenarios, que de no ser atendidos con prontitud, pueden afectarles de forma directa.
En estas circunstancias, el empresario que quiera mantenerse en pie y crecer, debe plantearse las preguntas correctas para luego ir tomando las acciones correspondientes para cada caso. Por ejemplo:
Servicio de Asesoría Contable
En este punto, ya es necesario que el empresario serio, contrate el servicio de un contador, que como mínimo le ayude en su proceso de inscripción y la presentación de impuestos.
Sistema de Cómputo
Actualmente ya existen bastantes opciones para decidir, como siempre los aspectos a evaluar serán el costo y la facilidad de uso. Como siempre lo hemos mencionado, usar un Excel ya no es una opción viable, si la visión es mantenerse y crecer, es necesario un sistema de cómputo, y con los avances en esta materia, costos adicionales ya no son aceptables, es decir debe ser un sistema 100% en internet.
Colaboradores
Si los colaboradores que van a trabajar en la empresa, no tienen ningún conocimiento tecnológico, entonces hay un riesgo muy grande de que no podamos operar conforme a las nuevas exigencias. Tanto el empresario como el colaborador, deben estar comprometidos a adquirir el conocimiento necesario para atender las necesidades que se presentan en las nuevas formas de trabajo.
¿Requiere de esfuerzo extra? Sí
¿Tiene un costo económico? Si, aunque esto dependerá de la maximización de los recursos, tanto del tiempo como del dinero. Es de todos sabidos que las personas emplean una gran parte de su tiempo en actividades poco provechosas y la mayoría asociadas con el uso del celular o del servicio de Internet, y adicionalmente pagan por esto. Entonces, es necesario un cambio de chip, en donde la persona que quiera esforzarse y mantener sus ingresos a largo plazo, haga un buen uso de sus recursos.
Adicionalmente, es bueno recalcar que en Internet, tenemos una basta fuente de conocimiento, y que si bien puede servirnos para iniciar nuestro proceso de renovación.
En nuestra nueva realidad tecnológica, los colaboradores de empresa, necesitan aprender sobre cómo registrarse como usuarios, uso de contraseñas fuertes, descarga de archivos y otros conocimientos que cada vez son más fáciles, sin embargo si desde el principio se muestra resistencia a lo nuevo, puede resultar en un proceso cansado y tedioso.
Casos como de personas que llaman reportando que no pueden ingresar al sistema, y al revisar están intentando ingresar a un servicio de correo electrónico. O bien casos donde los documentos quedan inconclusos y el usuario reporta que no puede imprimir, van muy de la mano con la actitud con las que atienden sus actividades y sobre todo si estas tienen que ver con el uso de un equipo o sistema de computo.
Otro factor determinante es la concentración y el enfoque al realizar una tarea, sobre todo si esta es repetitiva. Existen aplicaciones que con decir palabras clave, realizan ciertas tareas, pero estas o tienen un alto costo, o para que puedan usarse, requieren que el usuario tenga un conocimiento especializado.
Normalmente cuando se está ingresando de forma incorrecta, los sistemas de cómputo muestran mensaje en donde indican que hay un problema, pero si el usuario en su desesperación o poco interés, reporta que tiene problemas, es bastante probable que continúe sin que se le resuelva, ya que es más bien un tema relacionado con quien realiza la actividad que con como funciona el sistema o aplicación.
Una de las definiciones más antiguas sobre un sistema es la siguiente: Es un conjunto de pasos definidos para el logro de un objetivo. Entendiendo que si bien las tareas pueden realizarse de varias maneras, quien crea un sistema, define estos pasos y si no se cumplen en lo mínimo posible, el resultado será distinto del esperado.
Un ejemplo de esto es cuando queremos licuar una piña, para ello podemos definir los siguientes pasos en el entendido de que ya tenemos todos los ingredientes:
- Cortamos una piña a la mitad, pero sin quitarle la cáscara
- Ponemos agua, pero no azúcar
- Pulsamos el botón para licuar (en el entendido que ya conectamos a la electricidad la licuadora).
El resultado de estos pasos, es muy distinto a de estos otros:
- Pelamos la piña
- Cortamos la piña en trozos
- Ponemos agua y azúcar en la licuadora (previamente conectada)
- Ponemos los trozos de piña dentro de la licuadora y licuamos
En nuestra experiencia, hemos visto cómo los usuarios quieren un resultado, pero sin cumplir los pasos necesarios definidos previamente en el sistema. Entonces no se obtiene lo esperado y adicionalmente se generan nuevos problemas al que se intentaba resolver con el uso del sistema.
Excel es una muy buena herramienta para realizar tareas de cálculo y registro, sin embargo para los procesos empresariales de la actualidad, su alcance es limitado. Los usuarios muchas veces expresan que si en Excel se puede realizar una actividad, porque razón no se puede en el sistema, y una buena de explicarlo es comparar una bicicleta con un carro, la bicicleta es bastante más flexible cuando la usamos, pero indudablemente nunca llegaremos tan lejos en una bicicleta, con lo lejos que si llegaremos usando un carro.
Concluimos entonces que el conocimiento tecnológico tiene mucho que ver con el progreso personal y empresarial que queramos obtener. No es necesario que nos convirtamos en expertos, pero un conocimiento general es muy necesario en estos momentos y en el futuro próximo, solo los que aprovechen ese conocimiento, podrán subsistir ante los nuevos retos y demandas del ámbito empresarial.
Fuente: mynube
